Todoist: lo strumento con cui organizzo la mia vita (e il mio lavoro)

Una buona organizzazione è fondamentale sia nella vita quotidiana che nel lavoro. Chi mi conosce lo sa bene: spulcio qualsiasi strumento per la produttività e per l’organizzazione che mi capiti a tiro. Già da diversi anni ho deciso di utilizzarne principalmente uno: Todoist.

Il motivo per cui prediligo quest’app?! È la più completa e versatile in assoluto, va bene per qualsiasi cosa, funziona alla grande su tutti i sistemi operativi supportati ed è estremamente semplice da utilizzare.

Come utilizzo Todoist?!

Utilizzo Todoist per qualsiasi cosa, ma proprio qualsiasi! Questo è possibile grazie ai progetti che sono una raccolta di: sotto-progetti, task e sotto-task (obiettivi) che formano una straordinaria ed ordinata struttura ad albero. Se i progetti (che possono anche essere intesi come delle “cartelle”) non dovessero bastare, è possibile assegnare anche delle etichette ai singoli task. Le etichette non hanno una funzione particolare e possono essere utilizzate in svariati modi creativi… Personalmente le uso pochissimo, ma hanno un potenziale immenso, specialmente nei progetti collaborativi.

Uso Todoist per appuntarmi gli articoli da pubblicare sul blog, i video da pubblicare su YouTube, i siti Web da sviluppare, le attività periodiche, le attività a lungo termine, le attività ricorrenti e, in alcuni periodi particolarmente “nerdosi”, persino i film e telefilm da recuperare. Insomma… è chiaro che Todoist si adatta a qualsiasi necessità con estrema facilità.

Cosa ha Todoist in più degli altri strumenti?

Come ho detto poco fa: prima di Todoist ho utilizzato un gran numero di altri strumenti… Tutt’ora in alcuni casi affianco altri tool per l’organizzazione come Trello: uno strumento simile, ma particolarmente efficace per la coordinazione di team grossi e piccoli.

Perché Todoist mi ha conquistato quindi?! Perché ha una marea di funzionalità che non puntano tanto alla “bellezza” quanto alla praticità.

La prima funzionalità che apprezzo tantissimo è la possibilità di impostare una data al task includendola nel titolo del task stesso. Facendo un banale esempio, scrivendo: “Scrivere bozza articolo domani 12:30”, Todoist creerà un task “Scrivere bozza articolo” e imposterà la data di scadenza per il giorno successivo alle 12:30. Grazie a questa funzionalità si risparmia un enorme quantità di tempo sia da PC che da smartphone.
PS: questa funzione è valida anche per creare task ricorrenti (che si ripetono ogni giorno, ogni settimana, ogni anno, ecc).

La seconda funzionalità è direttamente collegata a quella che ho appena approfondito: infatti, con lo stesso sistema, l’app è in grado di riconoscere anche il progetto (#) nel quale si vuole inserire il task e le eventuali etichette assegnate (@).

La terza funzionalità invece riguarda l’interfaccia che condivide la stessa struttura su tutti i dispositivi (Android, Windows, Web, iOS, forno microonde 😝, ecc). Tutto si basa sul menù di navigazione a sinistra dal quale è possibile accedere alle varie schermate elencate qui di seguito:

  • Inbox: la “cartella” dove vanno a finire tutti i task senza un progetto indicato (particolarmente utile per prendere note al voto e ordinarle successivamente).
  • Oggi: una schermata minimale dove sono mostrati tutti i task previsti nel corso del giorno.
  • Prossimi 7 giorni: la mia schermata preferita! Da qui ho una chiara panoramica di ciò che devo fare durante il giorno, nei giorni successivi e persino i task arretrati. Da qui posso programmare velocemente i miei task anche grazie alla funzione drag and drop.
  • La lista completa dei progetti e dei sotto-progetti
  • La lista completa di tutti i task con una determinata etichetta
  • La lista di filtri personalizzati (ricerche pre-salvate con determinati criteri, una vera e propria manna dal cielo se impostati sapientemente)

Todoist a pagamento o gratuito? Quale conviene?

Mentre scrivo questo articolo utilizzo Todoist Premium così come due anni fa, ma prima di decidere di sottoscrivere l’abbonamento premium, ho utilizzato Todoist in versione gratuita per un annetto semplicemente perché non ritenevo indispensabili le funzioni premium di cui adesso invece non posso fare a meno.

In breve, questi sono i vantaggi offerti da Todoist Premium:

  • Etichette
  • Filtri
  • Promemoria (notifiche basate sull’orario o sulla posizione)
  • Possibilità di commentare e allegare file ai singoli task

Se queste funzionalità non sono di tuo interesse, opta pure per la versione gratuita. Se invece non riesci a farne a meno, preparati a sostenere un abbonamento di ben 31,99 euro all’anno.

PS: Nel momento in cui scrivo questo articolo (Agosto 2017) mi sono reso conto che il prezzo di Todoist è aumentato considerevolmente nel corso degli anni. Il primo pagamento (2015) era di appena 23 euro, il secondo è salito a 28.99 euro (2017) e il terzo potrebbe essere addirittura di 31,99 euro.