Come usare Trello come calendario editoriale per blog e social network?

Quando si gestisce un blog o si curano i social network con una solida strategia di content marketing alle spalle è indispensabile avere uno strumento che funga da calendario editoriale… Non importa che sia una bacheca con dei post-it, un foglio di calcolo o un potente tool cloud come Trello, l’importante è averlo e curarlo nei minimi dettagli.

Ho provato un gran numero di strumenti cloud per l’organizzazione di progetti e devo ammetterlo: è difficile trovarne uno che riesca a prevalere sugli altri… Ogni strumento è unico, alla fine diventa solo una questione di gusti personali, abitudini e di funzionalità disponibili.

Ma torniamo a noi… Ora cercherò di spiegarvi cos’è un calendario editoriale, perché è indispensabile anche per un piccolo blog e come trasformare Trello in un calendario editoriale.

Calendario editoriale: cos’è

Il calendario editoriale è un semplice strumento di pianificazione dei contenuti (video per YouTube, articoli di blog, immagini per pagine Facebook, ecc)

Grazie ad un calendario ben strutturato e con una solida strategia alle spalle, saprete sempre quali contenuti produrre e quando produrli. Inoltre, avrete sempre una chiara panoramica a portata di mano che potrebbe aiutarvi ad “aggiustare il tiro” con un miglioramento generale della qualità.

Se tutto ciò non dovesse bastare, un calendario editoriale aiuta a coordinarvi con i vostri collaboratori che, altrimenti, agirebbero alla cieca, senza avere una visione completa del progetto.

Calendario editoriale: come si struttura

Il calendario editoriale deve contenere tutti i mesi dell’anno, esattamente come un comune calendario. L’unica differenza è che, al posto del santo del giorno, dovrete inserire informazioni rilevanti sui contenuti da creare.

Ognuno ha le proprie esigenze e abitudini, ma nel caso di un semplice blog avrei bisogno dei seguenti parametri:

  • Il titolo del contenuto
  • La tipologia (può essere intesa anche come “categoria” nel caso di un blog)
  • Data di pubblicazione ideale
  • Canali di pubblicazione (blog, social network, YouTube, ecc)
  • Dati aggiuntivi (lo stato di pubblicazione, note, allegati, analytics, ecc)

Ipoteticamente, se avete scelto di utilizzare un foglio di calcolo, le voci sopra elencate sarebbero delle colonne di una tabella dove ogni riga rappresenta un contenuto.

Calendario editoriale con Excell (foglio di calcolo)

“Posso usare un foglio di calcolo al posto di *inserisci strumento cloud casuale qui*? Assolutamente sì… qualcuno dirà che è da trogloditi (e un pochettino lo è), ma penso che sia lo strumento ideale per iniziare o quando non si hanno grosse esigenze. Insomma, come ho detto nell’introduzione: non è importante la forma… e mentre scrivo queste righe ho realizzato che un calendario editoriale ci starebbe bene anche su un rotolo di carta igienica.

Calendario editoriale con Trello

E dopo questa serie di domande e risposte arriviamo al nocciolo dell’articolo: come fare un calendario editoriale sfruttando le potenzialità di Trello.

NB: d’ora in poi descriverò il mio metodo, ma è solo un esempio: una base di partenza… Ovviamente ci sono centinaia di metodi diversi. Tutto dipende dalle proprie esigenze e dall’entità del progetto editoriale.

Passaggi preliminari:

  1. Registrarsi su Trello (consiglio il login con account Google)
  2. Creare una nuova bacheca
  3. Creare 12 nuove colonne (una per ogni mese)

Mi piace definire Trello come “una bacheca virtuale suddivisa in colonne, dove ogni task è un post-it che può essere spostato e modificato a proprio piacimento“. Una volta fatti questi tre passaggi preliminari Trello inizia a somigliare realmente ad un calendario editoriale.

1 Task = 1 Contenuto

Per ogni contenuto è bene creare un task con il nome dell’articolo come titolo. A questo punto comincia la magia di Trello: etichette colorate, allegati, scadenze, collaboratori, checklist, ecc.

Etichette. Cominciamo dalle etichette che, in parole povere, altro non sono che dei colori da “appiccicare” al task. Nel mio caso ho creato 3 etichette, tante quante sono le categorie del mio blog (Angolo Tech, Web Marketing, Strumenti Web). Così facendo mi basterà dare una rapida occhiata alla bacheca per capire se sto distribuendo bene i miei contenuti nel corso dell’anno.

Checklist. Le checklist sono particolarmente utili per tenere traccia dell’andamento della produzione e per creare un proprio metodo di lavoro. La peculiarità delle checklist è che sono globali: una volta create per un task, possono essere facilmente copiate su altri task. Molto semplicemente, nel mio calendario editoriale uso una “checklist base” con tutte le attività indispensabile per la creazione di un contenuto per il blog.

Scadenze. Impostare una scadenza è indispensabile in quanto ci permette di stabilire una data ben precisa che viene visualizzata anche nella panoramica della bacheca di Trello. Insomma, una volta suddivisi i contenuti per mese, è necessario capire anche quando pubblicarli con precisione. La scadenza in Trello è molto importante in quanto si colora di:

  • grigio quando mancano più di 24 ore alla scadenza
  • giallo quando mancano meno di 24 ore alla scadenza
  • rosso quando la scadenza non è stata rispettata e l’attività non è stata segnata come completata
  • verde quando l’attività è stata completata (indipendentemente dalla data di scadenza)

Allegati. È possibile caricare allegati direttamente dal proprio PC oppure importarli da uno dei servizi di archiviazione cloud come Google Drive, Dropbox, OneDrive e via dicendo. Nel mio caso, sono solito inserire il file di testo in formato markdown in modo da poterlo visualizzare da qualsiasi dispositivo, oppure immagini di copertina, appunti e altro ancora.

Attività. Ogni task ha un registro di attività dove vengono segnalate tutte le modifiche, commenti personali, allegati ecc. Questo aspetto torna particolarmente utile quando si utilizza Trello insieme ad altre persone.

Pianificare, pianificare, pianificare

Ok… Ora sapete come impostare la base di un calendario editoriale su Trello e come strutturare i vari contenuti, ma questo è solo uno strumento che, per quanto utile e pratico possa essere, non serve a nulla senza una solida strategia che stabilisca quali risultati si vogliono ottenere e quali contenuti produrre.